Factores clave
- Los recordatorios pueden ser de ambos correos y mensajes , lo importante es que sean vistos por él recibidor.
- Es muy sencillo instalar los recordatorios antes de un evento, mientras que los recordatorios de seguimiento son un poco más complicados sin embargo son enviados inmediatamente después de la fecha límite.
- Después de escoger un canal de envío y tiempo necesitas ser cuidadoso con el estilo del mismo, balancear el entendimiento y la urgencia del mensaje.
- Closer te facilita el enviar recordatorios centralizando tu información de contactos y canales, programando mensajes, recordatorios y guardando fragmentos de mensajes.No importa cuánto esfuerzo pongas en tus correos o mensajes algunas veces se les pierden a los recipientes o se les olvida responder. Estamos tan acostumbrados a estar bombardeados con información y algunas veces las personas necesitan un pequeño empujón para responderte o confirmar asistencia para tu evento.
¿Debería de enviar un correo o un mensaje de texto?
Actualmente, los recordatorios no necesariamente tienen que ser por correo, también pueden ser mensajes de texto . Cuando tenemos que elegir el canal de comunicación que deberíamos de tomar, tienes que considerar quién es la persona que los va a recibir. Si estás enviando un mensaje largo probablemente el mejor canal será por correo.
Sin embargo si necesitas que tu mensaje sea visto de manera más rápida la mejor manera sería por medio de mensajes de texto . Estos tienen mayores índices de respuesta rápida.
Ambos son dos grandes herramientas que tienes que considerar, en algunas ocasiones puedes considerar enviar tus mensajes por ambos medios. Al final del día lo importante es que el mensaje le llegue a tu cliente y que este lo lea , por lo cual lo importante es utilizar una plataforma que utilicen más frecuentemente.
Ni muy tarde ni muy temprano.
Decidir cuál es la mejor hora para enviar un recordatorio puede ser la parte más complicada del proceso .
Algo que puede resultar muy útil es dividir en dos distintas categorías los mensajes:
- Recordatorios avanzados : son aquellos mensajes que se envían antes de un evento. Por ejemplo fechas límites, juntas, etc.
- Recordatorios de Seguimiento : situaciones en las cuales se necesita que ocurra una acción pero no necesitas tener una interacción con el usuario. Por ejemplo pagos atrasados, resultados de entrevistas, etc.
Si tuviéramos que elegir uno de los dos, los recordatorios avanzados son los más fáciles de resolver, un simple recordatorio por correo o mensaje de texto unos días antes del evento puede ser suficiente.
A su vez, puedes elegir adjuntar una confirmación o enviar un recordatorio unos días antes del evento y uno después unas horas antes del evento únicamente para asegurarte que el cliente asista.
Para mensajes de seguimiento puede variar dentro de los recipientes así como la importancia de la situación. Una buena regla es enviar la respuesta lo más pronto posible. Si estás esperando un pago, proyecto o mensaje que sea enviado a cierto tiempo, tienes todos los derechos de enviar un recordatorio tan pronto como pase la fecha límite. Algunas veces en otras situaciones pueden requerir que esperes un poco antes de enviar un mensaje, por ejemplo digamos que estás esperando la respuesta de una aplicación de trabajo.
Quieres mantener un
balance
entre darles tiempo para que evalúen el perfil y a su vez mostrar interés en la vacante.
Sé cuidadoso , sin embargo no te olvides de agendar un recordatorio. Algunas veces esperar para que llegue el momento perfecto puede hacer que lo pierdas. Por lo mismo si necesitas darle seguimiento a algo, asegúrate de agendarte un recordatorio a ti mismo.
Encontrar un balance
El tono de tu mensaje definitivamente importa para la acción que tome el recipiente del mismo. Por eso tienes que ser muy cuidadoso al momento de encontrar un balance para poder entender la urgencia del mensaje, ya que no quieres sonar desesperado pero tienes que convencerlo de la importancia del mismo.
Hay dos factores que debes de considerar al momento de decidir el tono que vas a usar:
- SITUACIÓN: que tan importante es la acción para ti o para tu compañía. Una situación crítica puede asegurar un mensaje fuerte, pero debe seguir siendo profesional.
- RELACIÓN CON EL CLIENTE: estas contactando a un vendedor, entrevistador, cliente, etc. El saber a quién estás contactando te va a ayudar a elegir el nivel correcto de profesionalismo que vas a utilizar.
- Asunto: si eliges enviar un correo, entonces el asunto debe de ser directo. No dudes en usar frases como “seguimiento a…” o “acción requerida” para poder tener tu punto establecido.
- Saludos: esto puede variar un poco dependiendo de la relación que tengas con la persona que va a recibir el mensaje, pero si no tienes la certeza de quien vas a establecer la conversación un “Estimado” puede ser la manera perfecta de comenzar la relación.
- Situación: puedes elegir comenzar con un mensaje amigable, dependiendo de la urgencia del problema. Entonces debes explicar la situación de manera clara sin culpar a la persona que lo va a recibir.
- Acción: debes de establecer qué es lo que necesitas de la manera más clara posible. La idea del mensaje es motivar a una actividad específica, esto debe de ser sencillo.
- Cierre: Una mejor manera Escribir un buen correo o mensaje de texto como recordatorio puede ser un poco intimidante, especialmente cuando te enfrentas a situaciones delicadas o receptores complicados.En general lo podemos englobar en tres obstáculos:
Una mejor manera
Escribir un buen correo o mensaje de texto como recordatorio puede ser un poco intimidante, especialmente cuando te enfrentas a situaciones delicadas o receptores complicados.
En general lo podemos englobar en tres obstáculos:
- Canal: ya que tienes diversas opciones con diferentes puntos, necesitas elegir cuál es el mejor para tu trabajo. Los correos y los mensajes de texto pueden afectar dependiendo de la situación.
- Tiempo: aunque la mayor parte del tiempo quieres mandar correos lo más pronto posible, tienes que ser consciente de la agenda y posición de la otra persona. También asegúrate de agendar un recordatorio para mandar el mensaje al momento que hayas decidido.
- Estilo : Quieres expresar la urgencia sin sonar tan demandante, por lo cual tienes que elegir cuidadosamente tus palabras.
Por suerte no tienes que descubrir todo tú solo. Closer es una nueva experiencia de mensajes que te ayudará a dar seguimiento y agendar recordatorios con más confianza que antes.
Encuentralos en donde están
Como lo mencionamos anteriormente, algunas veces el mejor canal de comunicación no es un correo. Sin embargo, conforme tu lista de contactos vaya creciendo, crecerá el número de canales de comunicación a los cuales tendrás que darle seguimiento, y cuando tengas que enviar diferentes mensajes a través de diferentes plataformas al mismo contacto se puede volver un poco complicado. Pero si utilizas closer, jamás tendrás este problema. Closer utiliza los grupos de canales de comunicación para que puedas elegir el más relevante para mandar un mensaje.
También podrás tomar notas directamente en cada uno de los nombres de contacto.
Combinando estos avances, te darás cuenta que es mejor para cada situación, si un correo o un mensaje de texto a ese recipiente particularmente.
Domina tus tiempos
Los recordatorios avanzados son más accesibles al momento de hacer un seguimiento, la primera es enteramente enviada unos días u horas después del evento dependiendo de la preparación que necesitas.
Closer te deja armar tus mensajes programados de una manera más rápida, de hecho lo puedes programar justo después de haber enviado la invitación. De esa manera cuando necesites mandar muchos de estos correos de recordatorios, simplemente puedes programar dos recordatorios, unos días antes y otro unas horas antes del evento.
Deja que nosotros respondamos por ti
Por otra parte, los mensajes de seguimiento pueden ser un poco más complicados. Pero la gran mayoría requiere que mandes un correo tan pronto como se cumpla la fecha límite. Esto puede ser complicado considerando la carga de correos que enviamos y recibimos día a día.
Por suerte, Closer puede hacer esto por ti, usando tus propias reglas. Las reglas son sets de instrucciones, closer las seguirá cuando una condición en particular sea cumplida ayudándote a cuidar tus tiempos.
Por ejemplo puedes agendar recordatorios automáticos si no has recibido una respuesta de un usuario después de cierto número de días. De esta manera closer te ayuda con tus tiempos y te quita un poco de presión de los correos de recordatorios.
Escribe un mensaje una sola vez.
Después de escribir un par de correos recordatorios, temas a dar cuenta que tan seguido escribes el mismo mensaje una y otra vez. En lugar de perder tu tiempo reescribiendo el mismo texto, puedes utilizar los “built-in” snippets de Closer. Estos te dejan armar una lista de templates que puedes utilizar frecuentemente. También puedes organizarlos por categorías y tenerlos acomodados.
De esa manera, el escribir recordatorios de calidad se volverá más fácil y rápido.
Conclusion
Mandar un recordatorio no tiene por que ser complicado, especialmente cuando tienes las herramientas correctas. Closer te ayudará a elegir el mejor canal, agilizar tus tiempos y mejorar tu estilo de esta manera no tendrás que batallar al momento de enviar un mensaje otra vez.
También podrás tener en la parte de arriba las conversaciones importantes que estés teniendo. Con nuestras carpetas unificadas, envíos programados, reglas y snippets Closer te ayudará a que tus próximos recordatorios sean muy sencillos.
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